In den Projekteinstellungen kann ein E-Mail-Server hinterlegt werden, um Anträge des digitalen Antragswesens (Workflow) auch als E-Mail versandt werden können. Das bedeutet, dass das Senden eines Antrags bspw. den Genehmiger per Mail informieren würde - der Aufbau des Nachrichtentexts ist frei definierbar (siehe Antragseinstellungen -> Benachrichtigung). Die Konfiguration dieser Benachrichtigungen ist auch in unserer Anleitung enthalten - Sie finden es also in dieser Anleitung unter "Workflow" -> "Antragseinstellungen" -> "Benachrichtigungen".
Sie können natürlich Ihren eigenen E-Mail Server hinterlegen und über eine Funktion testen, ob die Mails erfolgreich ankommen:
Sollten Sie über keinen eigenen E-Mail Server verfügen, so ist eine kostenpflichtige Bereitstellung eines E-Mail Servers Ihres Lizenzpartners möglich.
Für die Konfiguration des E-Mail Servers müssen die entsprechenden Informationen im Timas-Reiter "E-Mail Einstellungen" hinterlegt werden:
Nachdem die Informationen Ihres E-Mail Servers hinterlegt wurden, können Sie über "E-Mail konfiguration testen" eine Mail an Ihre eigene Adresse versenden und werden auf der linken Seite die Mail und ihren entsprechenden Zustand sehen. Sollte die Mail in grün als "Versendet" angezeigt werden, so ist alles korrekt eingestellt. Sollte einige Zeit in gelb "Warten" erscheinen, so versucht das Programm, die Mail zu versenden aber es scheint noch eine Einstellung zu fehlen oder falsch hinterlegt zu sein. Nach einer gewissen Zeit, die eine solche E-Mail auf "Warten" stand wechselt der Zustand der Mail von "Warten" auf "Fehler" in roter Anzeige.
E-Mails können genau wie interne Benachrichtigungen bei jeder Antragsinstanz versendet werden. Das heißt man kann bei folgenden Szenarien eine Mail versenden lassen:
Antrag Neu
Ein Mitarbeiter hat einen Antrag versendet - der entsprechende Genehmiger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Ein Mitarbeiter wurde als Vertretung für einen Zeitbereich gewählt und der Antrag liegt nun beim Vertreter - der Vertreter erhält eine entsprechende Benachrichtigung per Mail.
Der Antragsteller wird informiert, dass der hinterlegte Vertreter die Arbeitsübernahme abgelehnt hat - der Antrag ist somit abgelehnt und es muss ein neuer Antrag mit neuer Vertretung versandt werden.
Der Antragsteller wird informiert, dass der Genehmiger dem Antrag zugestimmt hat. Der Antragsverlauf ist nun abgeschlossen und der beantragte Status / die beantragte Buchungskorrektur ist nun automatisch im System eingetragen.
In den Zusatzbenachrichtigungen können Mitarbeiter hinterlegt werden, die zusätzlich zum Genehmiger in Form einer internen Benachrichtigung oder eine E-Mail die über Antragsverläufe informiert werden sollen. Diese Einstellungen werden häufig genutzt, um eine Zusatzbenachrichtigung an den Geschäftsführer zu senden sodass dieser, ohne ein Genehmiger in Timas zu sein, Überblick über die laufenden und genehmigten Anträge hat.
Sollte ein Administrator, welcher über die entsprechende Berechtigung verfügt über den Reiter "Vertretungen" manuell den hinterlegten Vertreter entfernen oder durch einen neuen austauschen, so werden sowohl der ursprüngliche- als auch der neue Vertreter per Mail darüber informiert.
HINWEIS: Jeder Mitarbeiter, der Benachrichtigungen per Mail erhalten soll muss in Timas eine entsprechend hinterlegte E-Mail Adresse haben (hinterlegbar im Personalstamm). Zudem muss sowohl in jedem Antrag unter "Allgemein" sowie in den gewollten Antragszuständen unter "Benachrichtigung" die "E-Mail Benachrichtigung" aktiviert sein:
E-Mail Benachrichtigung
Muss für jeden Antrag, bei dem E-Mail Benachrichtigungen erfolgen sollen aktiviert sein.
